Số điện thoại doanh nghiệp: Nó là gì và làm thế nào để có được một số

Tại sao doanh nghiệp cần số tách biệt với điện thoại cá nhân

Việc sử dụng số điện thoại di động cá nhân cho các cuộc gọi công việc có tác dụng chính xác như thời gian cần thiết để thuê người thứ hai, đi nghỉ hoặc muốn có một lời chào thư thoại chuyên nghiệp - sau đó nó sẽ ngừng hoạt động. Số điện thoại dành riêng cho doanh nghiệp giải quyết cả ba vấn đề cùng một lúc và không yêu cầu điện thoại thực thứ hai hoặc thẻ SIM mới để có được một số.

Hướng dẫn này bao gồm các loại số điện thoại doanh nghiệp chính, các tính năng thực sự quan trọng khi một số không chỉ là một người trả lời cuộc gọi và cách thiết lập thực sự hoạt động.

Các loại số điện thoại doanh nghiệp chính

Số địa phương. Một số mang mã vùng cụ thể, được hiểu là sự hiện diện thực sự của địa phương ở thành phố hoặc khu vực đó. Đây là mặc định phù hợp cho một doanh nghiệp phục vụ khách hàng trong một thị trường địa lý cụ thể.

Số điện thoại miễn phí. Những số như 800, 888, 877 doanh nghiệp trả tiền thay cho người gọi. Chúng được hiểu là có uy tín hơn hoặc có phạm vi quốc gia và khách hàng có thể gọi miễn phí bất kể họ gọi từ đâu. Quy định của FCC về số điện thoại miễn phí bao gồm cách những con số này được chỉ định và quản lý.

Số VoIP ảo. Một số hoàn toàn không gắn với SIM vật lý hoặc điện thoại cố định — số này tồn tại trên đám mây và chuyển tiếp cuộc gọi đến bất kỳ thiết bị nào đang được sử dụng. Cả số điện thoại địa phương và số miễn phí đều có thể được gửi theo cách này, đó là lý do tại sao hầu hết các số điện thoại doanh nghiệp mới ngày nay đều là số ảo theo mặc định thay vì gắn với đường dây thực tế.

Các tính năng quan trọng khi có nhiều người trả lời

Bản thân số điện thoại chỉ là một cách để gọi thiết bị. Các tính năng bao quanh nó biến nó thành một hệ thống điện thoại doanh nghiệp thực sự:

• Chuyển tiếp cuộc gọi trên các thiết bị. Cuộc gọi đến số doanh nghiệp phải có thể đổ chuông ứng dụng di động, điện thoại bàn và điện thoại mềm cùng lúc, do đó việc trả lời không bị ràng buộc ở một bàn cụ thể.
• Một menu tự động trả lời hoặc IVR. Định tuyến người gọi thông qua menu "nhấn 1 để bán hàng, 2 để được hỗ trợ" trước khi họ tiếp cận một người, giúp giảm số cuộc gọi bị chuyển hướng sai khi nhóm phát triển vượt quá một điểm liên hệ duy nhất.
• Thư thoại đến email hoặc phiên âm. Cuộc gọi nhỡ không cần phải kiểm tra hộp thư thoại riêng — bản chép lời hoặc tệp âm thanh được gửi đến email hoặc hộp thư đến của nhóm sẽ không lọt vào đâu.
• Ghi âm và phân tích cuộc gọi. Ghi âm cuộc gọi để đánh giá chất lượng và xem mẫu âm lượng cuộc gọi theo thời gian giúp bạn có thể sắp xếp nhân viên trực tuyến một cách chính xác thay vì đoán mò.

Nhiều doanh nghiệp thực hiện tất cả những điều này thông qua một UCaaS (Truyền thông hợp nhất dưới dạng dịch vụ) nền tảng — một hệ thống đám mây duy nhất để gọi điện, nhắn tin và video — vì vậy số điện thoại doanh nghiệp là một dòng bên trong hệ thống được xây dựng cho cả nhóm chứ không phải một ứng dụng độc lập, cùng tiêu chí đánh giá được đề cập trong hướng dẫn chọn nhà cung cấp số điện thoại ảo. Liên hệ với chúng tôi để thiết lập số điện thoại doanh nghiệp với những tính năng này được tích hợp ngay từ ngày đầu tiên.

Cách thiết lập thực sự hoạt động

Bắt số điện thoại doanh nghiệp hiện đại đang chạy là một quá trình ngắn bất kể loại nào được chọn:

1. Chọn số. Chọn mã vùng địa phương, số điện thoại miễn phí hoặc cả hai, tùy thuộc vào việc ưu tiên là tổ chức tín thác địa phương hay sự hiện diện trên toàn quốc.
2. Thêm đội. Chỉ định người dùng và định cấu hình thiết bị mà mỗi đường dây đổ chuông.
3. Thiết lập định tuyến. Định cấu hình menu trả lời tự động, giờ làm việc và hành vi thư thoại ngoài giờ.
4. Bắt đầu nhận cuộc gọi. Hầu hết các nhà cung cấp đều kích hoạt một số trong cùng ngày, vì vậy doanh nghiệp có thể trả lời một cách chuyên nghiệp trong vòng vài phút sau khi đăng ký.

Chi phí thường là bao nhiêu

Giá cho số điện thoại doanh nghiệp thường là phí đường dây hàng tháng cộng với mức sử dụng không giới hạn hoặc mỗi phút, với các tính năng như ghi âm cuộc gọi, IVR và phân tích đôi khi được gói vào một cấp gói và đôi khi được tính phí riêng. Điểm so sánh thực sự không phải là giá khởi điểm được quảng cáo — mà là tổng chi phí hàng tháng khi quy mô nhóm và số lượng cuộc gọi mà doanh nghiệp thực sự mong đợi được tính vào.

Phần kết luận

Số điện thoại doanh nghiệp là bước thực sự đầu tiên để tiến tới việc điều hành một công ty bằng số di động cá nhân và việc thiết lập nhanh hơn rất nhiều so với hầu hết mọi người mong đợi — không cần phần cứng mới, không phải chờ cài đặt của công ty điện thoại. Việc chọn địa phương hay miễn phí tùy thuộc vào mục tiêu là độ tin cậy trong khu vực hay phạm vi tiếp cận quốc gia và các tính năng được xếp lên hàng đầu (chuyển tiếp, IVR, phiên âm thư thoại) quan trọng hơn chính loại số. My Country Mobile có thể kích hoạt số điện thoại doanh nghiệp trong cùng ngày, được xây dựng trên hệ thống có quy mô phù hợp với nhóm.

Bài học chính

• Số địa phương xây dựng niềm tin khu vực; số điện thoại miễn phí phát tín hiệu trên phạm vi toàn quốc và khiến doanh nghiệp phải trả giá, chứ không phải người gọi, mới nhận được.
• Hầu hết các số liệu kinh doanh hiện đại đều số VoIP ảo, không bị ràng buộc với SIM vật lý hoặc điện thoại cố định.
• Chuyển tiếp cuộc gọi, IVR, sao chép thư thoại và phân tích là những tính năng biến một số thành một hệ thống điện thoại thực tế.
• Việc thiết lập thường là cùng ngày — chọn số, thêm nhóm, định cấu hình định tuyến, bắt đầu nhận cuộc gọi.
• So sánh các nhà cung cấp trên tổng chi phí hàng tháng theo số lượng cuộc gọi thực tế, không phải giá khởi điểm được quảng cáo.

Câu hỏi thường gặp