หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจ: คืออะไรและจะได้มาอย่างไร

เหตุใดธุรกิจจึงต้องการหมายเลขแยกต่างหากจากโทรศัพท์ส่วนตัว

การใช้หมายเลขโทรศัพท์ส่วนบุคคลสำหรับการโทรเพื่อธุรกิจจะใช้ได้ตราบเท่าที่ต้องจ้างบุคคลที่สอง ลาพักร้อน หรือต้องการรับข้อความเสียงแบบมืออาชีพ จากนั้นหมายเลขดังกล่าวจะหยุดทำงาน หมายเลขโทรศัพท์เฉพาะของธุรกิจจะแก้ปัญหาทั้งสามอย่างได้ในคราวเดียว และไม่ต้องใช้โทรศัพท์เครื่องที่สองหรือซิมการ์ดใหม่จึงจะซื้อได้

คู่มือนี้ครอบคลุมหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจประเภทหลัก คุณลักษณะที่มีความสำคัญจริง ๆ เมื่อหมายเลขหนึ่งมีมากกว่าคนรับสายเพียงคนเดียว และวิธีการตั้งค่าจริง

หมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจประเภทหลัก

หมายเลขท้องถิ่น หมายเลขที่มีรหัสพื้นที่เฉพาะ ซึ่งอ่านได้ว่ามีอยู่ในท้องถิ่นอย่างแท้จริงในเมืองหรือภูมิภาคนั้น นี่เป็นค่าเริ่มต้นที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจที่ให้บริการลูกค้าในตลาดทางภูมิศาสตร์ที่เฉพาะเจาะจง

หมายเลขโทรฟรี หมายเลขเช่น 800, 888 หรือ 877 ที่ธุรกิจจ่ายให้แทนผู้โทร สิ่งเหล่านี้อ่านว่าเป็นที่ยอมรับมากกว่าหรืออยู่ในขอบเขตระดับประเทศ และลูกค้าสามารถโทรได้ฟรีไม่ว่าพวกเขาจะโทรจากที่ไหนก็ตาม กฎของ FCC เกี่ยวกับหมายเลขโทรฟรี ครอบคลุมวิธีการกำหนดและควบคุมหมายเลขเหล่านี้

หมายเลข VoIP เสมือน หมายเลขที่ไม่เชื่อมโยงกับซิมจริงหรือโทรศัพท์บ้านเลย โดยหมายเลขนี้จะอยู่ในระบบคลาวด์และโอนสายไปยังอุปกรณ์ใดก็ตามที่ใช้งานอยู่แล้ว คุณสามารถส่งหมายเลขท้องถิ่นและหมายเลขโทรฟรีด้วยวิธีนี้ได้ ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจใหม่ส่วนใหญ่ในปัจจุบันจึงเป็นหมายเลขโทรศัพท์เสมือนโดยค่าเริ่มต้น แทนที่จะเชื่อมโยงกับหมายเลขโทรศัพท์จริง

คุณสมบัติที่สำคัญเมื่อมีผู้ตอบมากกว่าหนึ่งคน

หมายเลขโทรศัพท์เป็นเพียงวิธีหนึ่งในการโทรไปยังอุปกรณ์ คุณสมบัติต่างๆ รอบตัวคือสิ่งที่เปลี่ยนให้กลายเป็นระบบโทรศัพท์ธุรกิจจริง:

• การโอนสายระหว่างอุปกรณ์ การโทรไปยังหมายเลขธุรกิจควรจะสามารถโทรหาแอปมือถือ โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ และซอฟต์โฟนได้ในคราวเดียว ดังนั้นการรับสายจึงไม่ผูกติดอยู่กับการโทรไปที่โต๊ะใดโต๊ะหนึ่งโดยเฉพาะ
• เมนูการต่อสายตรงอัตโนมัติหรือ IVR การกำหนดเส้นทางผู้โทรผ่านเมนูง่ายๆ "กด 1 เพื่อขาย และ 2 เพื่อสนับสนุน" ก่อนที่จะถึงมือ ช่วยลดการโทรที่ส่งผิดเมื่อทีมขยายผ่านจุดติดต่อเพียงจุดเดียว
• ข้อความเสียงไปยังอีเมลหรือการถอดเสียง สายที่ไม่ได้รับไม่ควรต้องตรวจสอบกล่องข้อความเสียงแยกต่างหาก การถอดเสียงหรือไฟล์เสียงที่เข้าสู่อีเมลหรือกล่องจดหมายของทีมจะช่วยป้องกันไม่ให้สายหลุด
• การบันทึกการโทรและการวิเคราะห์ การบันทึกการโทรเพื่อตรวจสอบคุณภาพและการดูรูปแบบปริมาณการโทรในช่วงเวลาหนึ่งทำให้สามารถต่อสายได้อย่างถูกต้องแทนที่จะคาดเดา

ธุรกิจจำนวนมากดำเนินการทั้งหมดนี้ผ่านทาง UCaaS (การสื่อสารแบบครบวงจรเป็นบริการ) แพลตฟอร์ม — ระบบคลาวด์เดียวสำหรับการโทร การส่งข้อความ และวิดีโอ — ดังนั้นหมายเลขธุรกิจจึงเป็นหนึ่งบรรทัดภายในระบบที่สร้างขึ้นสำหรับทั้งทีม ไม่ใช่แอปแบบสแตนด์อโลน ซึ่งเป็นเกณฑ์การประเมินเดียวกันกับที่เรากล่าวถึง คำแนะนำในการเลือกผู้ให้บริการหมายเลขโทรศัพท์เสมือน. ติดต่อเรา เพื่อตั้งค่าหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจพร้อมฟีเจอร์เหล่านี้ในตัวตั้งแต่วันแรก

วิธีการตั้งค่าใช้งานได้จริง

การใช้หมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจสมัยใหม่นั้นเป็นกระบวนการสั้นๆ ไม่ว่าจะเลือกประเภทใดก็ตาม:

1. เลือกหมายเลข เลือกรหัสพื้นที่ หมายเลขโทรฟรี หรือทั้งสองอย่าง ขึ้นอยู่กับว่าลำดับความสำคัญคือความไว้วางใจในท้องถิ่นหรือระดับชาติ
2. เพิ่มทีม. กำหนดผู้ใช้และกำหนดค่าว่าอุปกรณ์ใดที่แต่ละสายส่งเสียง
3. ตั้งค่าเส้นทาง กำหนดค่าเมนูการต่อสายตรงอัตโนมัติ เวลาทำการ และลักษณะการทำงานของข้อความเสียงนอกเวลาทำการ
4. เริ่มรับสาย ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะเปิดใช้งานหมายเลขภายในวันเดียวกัน ดังนั้นธุรกิจจึงสามารถตอบกลับอย่างมืออาชีพได้ภายในไม่กี่นาทีหลังจากสมัครใช้งาน

โดยทั่วไปแล้วจะมีค่าใช้จ่ายเท่าไร

ราคาสำหรับหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจมักจะเป็นค่าธรรมเนียมรายเดือนบวกกับการใช้งานแบบไม่จำกัดหรือต่อนาที โดยมีฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การบันทึกการโทร IVR และการวิเคราะห์ที่บางครั้งรวมอยู่ในระดับแผนและบางครั้งก็เรียกเก็บเงินแยกต่างหาก จุดเปรียบเทียบที่แท้จริงไม่ใช่ราคาเริ่มต้นที่โฆษณา แต่เป็นค่าใช้จ่ายรายเดือนทั้งหมดเมื่อคำนึงถึงขนาดทีมและปริมาณการโทรที่ธุรกิจคาดหวังไว้แล้ว

บทสรุป

หมายเลขโทรศัพท์ของธุรกิจเป็นก้าวแรกในการดำเนินการบริษัทโดยใช้หมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัว และตั้งค่าได้เร็วกว่าที่คนส่วนใหญ่คาดหวังไว้มาก โดยไม่ต้องใช้ฮาร์ดแวร์ใหม่ และไม่ต้องรอการติดตั้งจากบริษัทโทรศัพท์ การเลือกท้องถิ่นหรือโทรฟรีขึ้นอยู่กับว่าเป้าหมายคือความไว้วางใจในระดับภูมิภาคหรือการเข้าถึงระดับประเทศ และฟีเจอร์ที่ซ้อนกันเป็นชั้นๆ (การส่งต่อ IVR การถอดข้อความเสียง) มีความสำคัญในแต่ละวันมากกว่าประเภทตัวเลข My Country Mobile สามารถเปิดใช้งานหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจได้ในวันเดียวกัน ซึ่งสร้างขึ้นบนระบบที่ปรับขนาดได้ตามทีมงาน

ประเด็นสำคัญ

• หมายเลขท้องถิ่น สร้างความไว้วางใจในระดับภูมิภาค หมายเลขโทรฟรี ส่งสัญญาณระดับประเทศและทำให้ธุรกิจต้องรับสาย ไม่ใช่ผู้โทร
• ตัวเลขธุรกิจสมัยใหม่ส่วนใหญ่ได้แก่ หมายเลข VoIP เสมือนไม่เชื่อมโยงกับซิมจริงหรือโทรศัพท์บ้าน
• การโอนสาย, IVR, การถอดข้อความเสียง และการวิเคราะห์ เป็นคุณสมบัติที่ทำให้ตัวเลขกลายเป็นระบบโทรศัพท์จริง
• โดยทั่วไปการตั้งค่าจะเป็น ในวันเดียวกัน — เลือกหมายเลข เพิ่มทีม กำหนดเส้นทาง เริ่มรับสาย
• เปรียบเทียบผู้ให้บริการบน ค่าใช้จ่ายรายเดือนทั้งหมดตามปริมาณการโทรจริงไม่ใช่ราคาเริ่มต้นที่โฆษณา

คำถามที่พบบ่อย