Ne manquez jamais un message Configurez la messagerie vocale pour votre entreprise
Même lorsque vous n'êtes pas disponible, la messagerie vocale permet aux clients de laisser des messages, ce qui vous permet de ne jamais manquer de communication importante. Que ce soit en dehors des heures de bureau ou pendant les heures de pointe, la messagerie vocale assure le bon déroulement des opérations et vous aide à répondre plus rapidement.
Partenaires : approuvés par plus de 17,500 XNUMX clients dans le monde entier
Comment configurer la messagerie vocale pour votre entreprise en quelques étapes simples ?
Configurer la messagerie vocale pour votre entreprise est simple et vous permet de rester en contact avec vos clients, même lorsque vous n'êtes pas disponible. Voici comment procéder :
Créer un compte
Inscrivez-vous à votre système téléphonique cloud et configurez votre compte.
Connectez-vous et accédez aux paramètres
Connectez-vous à votre compte, accédez à votre tableau de bord et accédez à « Paramètres ». À partir de là, recherchez les paramètres « Mon numéro ».
Configurer la gestion des appels
Faites défiler jusqu'à la section « Stratégie d'appel entrant ». Choisissez l'option de messagerie vocale pour les appels sans réponse.
Tester le système
Testez votre configuration de messagerie vocale pour vous assurer qu'elle fonctionne correctement avant de commencer à l'utiliser avec vos clients.
Configurez votre système de test
Sélectionnez l’option de messagerie vocale et configurez-la en fonction des besoins de votre entreprise.
Personnalisez votre message d'accueil
Accédez à la section « Messages d'accueil et enregistrements », où vous pouvez personnaliser votre message d'accueil de messagerie vocale en fonction de votre marque.
Qu’est-ce que la messagerie vocale et quels avantages apporte-t-elle à votre entreprise ?
La messagerie vocale permet aux appelants de laisser des messages lorsque vous n'êtes pas disponible, ce qui garantit qu'aucune communication ne soit manquée. Que ce soit sur un appareil mobile ou un système cloud, vous pouvez écouter et répondre aux messages à votre convenance, tout en restant connecté avec vos clients à tout moment.
Elle permet de maintenir une image professionnelle et de garantir que les clients peuvent laisser des messages en étant sûrs d'obtenir une réponse rapide. Cette fonctionnalité simple permet à votre entreprise d'être accessible 24h/7 et XNUMXj/XNUMX.
Comment fonctionne la messagerie vocale pour votre entreprise ?
La messagerie vocale est un outil simple mais efficace qui enregistre les messages lorsqu'un appel reste sans réponse. Si quelqu'un essaie de vous joindre mais que vous ne parvenez pas à répondre, l'appel sera automatiquement acheminé vers votre système de messagerie vocale.
Une fois l'appel dirigé vers la messagerie vocale, un message d'accueil est émis, suivi d'un bip sonore pour que l'appelant laisse son message. Le message est ensuite stocké en toute sécurité et vous recevrez des notifications pour vous avertir lorsqu'un nouveau message vocal arrive, afin que vous puissiez rester au courant des communications.
Conseils pour créer des messages vocaux efficaces :
À faire et à ne pas faire
Fait
- Soyez clair et concis
Planifiez votre message avant de l'enregistrer pour qu'il reste précis et pertinent. Un script concis vous permet de couvrir les points clés sans divaguer. - Soyez bref
Essayez de limiter votre message vocal à moins de 90 mots. Un message plus court vous aide à vous concentrer sur l'essentiel et permet au destinataire de le comprendre plus rapidement. - Donnez une raison claire pour rappeler
Faites savoir au destinataire pourquoi il est important pour lui de vous rappeler, qu'il s'agisse de résoudre un problème ou de lui offrir une opportunité, dites-le clairement. - Ajoutez de l'énergie à votre voix
Un peu d'enthousiasme peut faire beaucoup ! Changer le ton de votre voix permet de rendre votre message plus engageant et mémorable. - Créez un sentiment d'urgence
Encouragez une réponse rapide en demandant à être rappelé dans la journée. Cela ajoute un sentiment d'urgence et motive à agir.
Don't
- Évitez la musique ou les effets sonores
L'utilisation d'une musique de fond ou d'effets sonores peut empêcher l'auditeur de se concentrer sur votre message. Restez clair et simple. - Évitez de laisser de longs messages
Les messages vocaux longs et compliqués risquent de perdre l'attention de l'auditeur. Tenez-vous-en à l'essentiel pour plus de clarté et d'efficacité. - Évitez de fournir des informations sur votre adresse e-mail ou votre site Web
Au lieu de proposer une adresse e-mail ou Web, encouragez le destinataire à vous appeler directement pour une conversation plus personnelle et immédiate. - Ne prétendez pas être le leader du secteur
Plutôt que de vous concentrer sur les titres ou les prétentions à être un leader, mettez l’accent sur la valeur réelle que vous apportez. - Limiter la divulgation de noms
Il peut être utile de mentionner un client pertinent, mais évitez de surcharger votre message avec plusieurs références. Limitez-vous à une ou deux références pour préserver votre crédibilité.
Considérations clés lors de la configuration
Messagerie vocale pour votre entreprise
Rédigez une salutation professionnelle
Restez amical et clair, en mentionnant le nom de votre entreprise et votre propre nom pour aider les appelants à savoir à qui ils laissent un message.
Activer les notifications de messagerie vocale
Restez informé en configurant des notifications par e-mail ou des alertes mobiles pour répondre rapidement aux nouveaux messages.
Utiliser des notes et des balises
Organisez vos messages en utilisant des notes et des balises, afin de ne jamais manquer de détails importants.
Testez votre messagerie vocale
Exécutez un test pour vous assurer que votre messagerie vocale fonctionne correctement du point de vue de l'appelant.
Configurer la messagerie vocale par courrier électronique
Activez la messagerie vocale par e-mail pour recevoir transcriptions de messages directement dans votre boîte de réception, facilitant ainsi le suivi.
Fonctionnalités supplémentaires pour améliorer votre communication globale
Appel global
Élargissez votre portée et connectez-vous à des clients partout dans le monde grâce aux appels internationaux. My Country Mobile simplifie les appels internationaux, vous aidant ainsi à développer votre clientèle au-delà des frontières.
Messagerie texte (SMS)
Restez en contact avec vos clients instantanément grâce à des SMS personnalisés. Envoyez et recevez des messages sans effort, garantissant des réponses plus rapides et une meilleure communication.
Messagerie vocale vers e-mail
Recevez vos messages vocaux directement dans votre boîte de réception sous forme de fichiers audio. Accédez à vos messages depuis n'importe quel appareil sans avoir à vous connecter, ce qui facilite la gestion de vos communications en déplacement.
Essai gratuit de 14 jours : système téléphonique cloud IA pour les entreprises
Bénéficiez d'un système téléphonique professionnel moderne et évolutif, optimisé par l'IA. Profitez d'appels d'une clarté exceptionnelle, de fonctionnalités avancées et d'une intégration transparente. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour un essai gratuit de 14 jours !
FAQ
Comment cette fonctionnalité aide-t-elle mon entreprise ?
Cette fonctionnalité vous permet de ne jamais manquer de communication importante, même lorsque vous n'êtes pas disponible. Les clients peuvent laisser des messages en dehors des heures de bureau ou pendant les heures de pointe, ce qui vous permet de répondre à votre convenance. C'est un moyen simple de maintenir votre entreprise accessible 24h/7 et XNUMXj/XNUMX, améliorant ainsi le service client et l'engagement professionnel.
Puis-je personnaliser mon message d’accueil pour qu’il corresponde à mon entreprise ?
Oui, vous pouvez personnaliser votre message d'accueil pour l'adapter à la voix de votre marque. Que vous choisissiez un ton professionnel ou amical, vous pouvez enregistrer un message d'accueil qui donne à votre entreprise un air accessible et digne de confiance, créant ainsi la bonne impression auprès de vos clients.
Comment configurer cette fonctionnalité pour mon téléphone professionnel ?
La configuration de cette fonctionnalité est simple ! Créez simplement un compte avec votre système téléphonique cloud, connectez-vous, accédez aux paramètres et choisissez l'option pour les appels sans réponse. À partir de là, vous pouvez personnaliser votre message d'accueil, configurer les paramètres et tester le système pour vous assurer que tout fonctionne correctement.
Puis-je recevoir des messages par email ?
Oui, vous pouvez configurer la messagerie vocale par e-mail pour que les messages soient envoyés directement dans votre boîte de réception. Cette fonctionnalité transcrit vos messages et les envoie sous forme de fichiers audio ou de texte, ce qui facilite leur gestion et leur réponse sans appeler le système.
Quelles sont les bonnes pratiques pour laisser un message ?
Lorsque vous laissez un message, soyez concis et précis. Expliquez clairement pourquoi le destinataire doit vous rappeler et limitez le message à 90 mots. Ajoutez un peu d'enthousiasme à votre voix et ajoutez un sentiment d'urgence (comme demander à être rappelé aujourd'hui) pour que votre message se démarque et encourage des réponses plus rapides.
